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Le Rwanda a été le premier pays d’Afrique subsaharienne à instaurer un confinement à l’échelle nationale le 22 mars 2020, tous les travailleurs des secteurs public et privé ayant reçu l’ordre de rester chez eux. Lors du webinaire du 2 juillet de CABRI portant sur les systèmes d’information de gestion financière : équilibrer flexibilité et responsabilité pendant une crise, M. Placide Mukwende (Coordinateur du SIGIF au ministère des Finances du Rwanda), a fait part de la manière dont le gouvernement rwandais a assuré la continuité des opérations de trésorerie et la fourniture de services réguliers et d’urgence tout en respectant la distanciation physique.
Le Rwanda a été un chef de file mondial dans l’emploi de la technologie pour lutter contre la COVID-19 : des robots humanoïdes ont été utilisés pour surveiller les signes vitaux des patients, appliquer le port du masque approprié et distribuer des vivres, de l’eau et des médicaments dans et hors des services hospitaliers, tandis que des drones ont été déployés pour donner aux communautés des informations liées à la pandémie. Il n’est donc peut-être pas surprenant que le ministère des Finances et de la Planification économique ait également utilisé efficacement une solution numérique, en particulier son système intégré de gestion de l’information financière (SIGIF), afin de limiter les perturbations dans la prestation des services et d’assurer la continuité des activités.
Lorsque la pandémie a atteint le Rwanda, le Trésor a reconnu le risque de contagion posé par l’échange physique de documents ; les processus de paiement ont donc été rationalisés et numérisés. M. Mukwende a souligné que trois éléments favorables avaient été essentiels pour faciliter la continuité des activités du Trésor au Rwanda : i) la connectivité Internet ; ii) le fait d’avoir un SIGIF déjà développé localement et qui couvre l’ensemble du cycle de la GFP et toutes les agences dépensières, à l’exception des entités publiques ; et, comme pour toute réforme ou projet de GFP, (iii) la volonté politique.
Un impressionnant réseau de fibre optique de 3 000 km à large bande haute vitesse sans fil 4G LTE qui traverse le territoire de 26 000 km2 du Rwanda. Ce réseau, combiné à la pénétration mobile de 73 %, fournit la connectivité Internet à 95 % des 12 millions de citoyens du pays, ce qui a permis à tous les districts et secteurs, responsables de la prestation des services, d’être inclus dans le SIGIF fondé sur le Web, permettant ainsi une numérisation complète des paiements.
Avant la pandémie de COVID-19, les paiements étaient préparés dans le SIGIF, puis les documents de paiement et les pièces justificatives étaient imprimés et signés et estampillés physiquement par le responsable en chef du budget et le chef des finances de l’institution concernée. Les documents physiques étaient ensuite portés au Trésor public, qui vérifiait et approuvait alors le paiement et les pièces justificatives du système, avant de les envoyer à la banque nationale (centrale) pour paiement. La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) autorisait déjà la numérisation complète du processus de paiement et le Trésor a donc choisi d’éliminer l’échange physique de documents en demandant aux institutions de numériser (scanner) et de mettre en ligne les paiements et les pièces justificatives dans le SIGIF. La mise en application de la décision de passer entièrement au numérique s’est faite en deux semaines. M. Mukwende a fait observer que cette mise en application a été possible en raison du développement interne du SIGIF au Rwanda et de la disponibilité d’experts locaux capables de modifier rapidement et de manière appropriée le système.
Les entités peuvent maintenant préparer les paiements et mettre en ligne les pièces justificatives dans le SIGIF. Le chef des finances et le responsable en chef du budget approuvent dans le SIGIF puis l’approbation est envoyée par voie électronique au Trésor pour approbation et paiement à la Banque du Rwanda. Cette démarche a facilité le traitement rapide des factures et des paiements, rendu encore plus efficient par l’intégration complète du SIGIF au service bancaire en ligne de la Banque nationale du Rwanda, qui est à son tour intégrée aux banques commerciales. Ce processus garantit le paiement rapide des prestataires de services, qui, en fait, reçoivent le paiement dans les 10 minutes suivant le traitement du paiement, et de cette façon le gouvernement ne contracte pas d’arriérés. Bien que ce changement apporté au système ait été mis en œuvre en réponse à la COVID-19, il sera maintenu, ce qui entraînera à l’avenir des gains d’efficience. Le ministère des Finances s’emploie également à éliminer la nécessité de numériser les documents en introduisant une signature numérique, qui a montré qu’elle fonctionnait bien dans le cadre du système de passation des marchés en ligne.
La transparence et la responsabilité (redevabilité), une préoccupation majeure pour de nombreux pays qui contournent les processus de passation des marchés habituels pour fournir des services d’urgence pendant la pandémie, a été dissipée dans une certaine mesure au Rwanda, étant donné que le cycle presque complet de GFP est fait par l’intermédiaire du SIGIF. Les plans des agences de mise en œuvre sont préparés en ligne (à l’exception des consultation de planification avec les citoyens qui reste hors ligne).
Les propositions budgétaires sont envoyées par l’intermédiaire du SIGIF sur la base des plafonds communiqués par le ministère des Finances. Une fois que le budget est adopté par le Parlement, il est envoyé par l’intermédiaire du SIGIF à l’agence chargée de la passation des marchés en ligne. Une fois la passation des marchés effectuée, le contrat signé numériquement est envoyé au SIGIF qui finalisera l’engagement et le plan de trésorerie. La passation des marchés en ligne (Umucyo) regroupe tous les appels d’offres et les fournisseurs peuvent soumissionner de n’importe quel pays. Comme les services de recettes sont également basés sur le Web et intégrés au SIGIF, l’agence chargée de la passation des marchés communique avec l’administration fiscale pour confirmer si le fournisseur est légitime, soit, un autre contrôle de redevabilité (toutefois pour les fournisseurs internationaux, le gouvernement doit se fier au document soumis par les fournisseurs lors de la passation des marchés électronique).
« Le SIGIF favorise la transparence et la responsabilité en facilitant à la fois les contrôles du système et les contrôles humains. Tout le monde peut voir ce qui se passe car tout est en ligne : les fournisseurs peuvent voir comment le budget est dépensé via la passation des marchés en ligne, et les institutions peuvent surveiller comment le Trésor effectue les paiements car ils partagent tous le même système ». – M. Placide Mukwende (Coordinateur du SIGIF : ministère des Finances et de la Planification économique du Rwanda)
Enfin, M. Mukwende nous a rappelé qu’au cours de la conception et de la mise en œuvre du SIGIF et de la numérisation des processus pendant la pandémie, la volonté politique a été essentielle. Il n’aurait pas été possible d’amener tous les chefs des ministères à fournir leurs justificatifs d’identité au SIGIF pour permettre la numérisation des paiements sans cette volonté. Un engagement ferme en faveur de la résilience du système a également permis au Trésor de mettre en place des mesures de rétablissement après sinistre, comme un centre national de données basé dans le cloud et un autre centre de données de secours situé au ministère des Finances. Cette mise en place a permis de s’assurer qu’en dépit de l’augmentation des cyber-attaques pendant le confinement, le fonctionnement du ministère n’a pas été entravé.